Ajak Semua Staf Untuk Merapikan Arsip
POJOKALTIM.CO.ID, SAMARINDA - Agar lebih tertata dalam pengelolaan arsip, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kaltim melalui Arsiparis Ahli Muda-nya memberi beberapa catatan kepada para staf Kecamatan Bengalon Kutai Timur (Kutim).
Berlangsung selama dua hari, 9-10 November 2023. Di Midtown Hotel Samarinda. Peserta yang hadir merupakan para staf dari kantor Kecamatan Bengalon. Arsiparis Ahli Muda Dewi Susanti selaku pemateri memberi berbagai catatan agar OPD di tingkat bawah itu ikut melakukan tertib dalam penataan dan pengelolaan arsip.
Arsiparis Ahli Muda DPK Kaltim Dewi Susanti mengajak kepada Kecamatan Bengalon untuk merapikan arsip dan mengelolanya di record center.
"Minimal arsip di bawah tahun 2020 wajib diserahkan ke record center untuk disimpan. Tapi dengan syarat arsip itu sudah dibenahi masuk folder, masuk box arsip, dibuatkan daftar arsipnya, berita acara," katanya.
Menurut Dewi, upaya tertib arsip ini dampaknya akan membuat lingkungan kerja di Kecamatan Bengalon menjadi lebih rapi dan nyaman. Tidak ada tumpukan kertas yang menganggur atau tertumpuk tidak digunakan.
"Semua bergerak serentak. Untuk masing-masing gerakan tertib arsip. Ruang kantor nyaman, nggak sumpek dan penuh," imbuhnya.
Selain itu, karena peserta yang hadir dari bidang yang bervariasi dan tidak hanya kearsipan, Arsip Ahli Muda itu mengingatkan pentingnya kearsipan bagi seluruh individu. Karena sebagai ASN tidak bisa dilepaskan dari mutasi sewaktu-waktu.
"Penetapan SDM kearsipan secara lebih fokus dan profesional. Siapapun dan di manapun ketika menduduki atau memangku jabatan apapun di situ arsip tolong dibenahi jadi nanti menyerahkan ke record center sudah dibenahi," tutur perempuan berjilbab itu saat menyampaikan materi.
Dia menilai, pengelolaan arsip bukan hanya tanggung jawab pihak kearsipan atau tenaga arsip. Tapi seluruh bidang juga bisa membantu pengelolaan yang rapi dan dimulai dari bidang masing-masing.
Dia juga mengingatkan pentingnya penyerahan arsip ke lembaga arsip daerah di Kabupaten Kutai Timur sebagai lembaga pengelolaan di tingkat daerah.
"Yang di bawah tahun 2010 sudah tidak ada di kecamatan, harus ada di lembaga kearsipan daerah. Diserahkan kesana. Tapi akan diakuisisi kalau rapi. Jadi selaku camat menyerahkan ke DPK Kutai Timur," tutupnya. (adv/azr/DPK Kaltim)
