Apa Saja Arsip Keluarga?
POJOKALTIM, SAMARINDA - Apa saja data yang masuk dalam kategori arsip keluarga? Pertama, akta kelahiran, yakni akta catatan sipil hasil percatatan peristiwa kelahiran seseorang. Seorang bayi yang dilaporkan kelahirannya akan terdaftar dalam kartu keluarga dan diberi nomor induk kependudukan (NIK) sebagai dasar untuk memperoleh pelayanan masyarakat lainnya.
Kedua, kartu keluarga (KK), yakni kartu identitas keluarga yang memuat data tentang susunan, hubungan, dan jumlah anggota keluarga. Kartu keluarga wajib dimiliki oleh setiap keluarga di Indonesia. Kartu ini berisi data lengkap tetang identitas kepala keluarga dan anggota keluarganya.
Ketiga, kartu tanda penduduk (KTP), adalah identitas resmi seseorang sebagai penduduk Indonesia. Kartu ini wajib dimiliki oleh penduduk yang telah berusia 17 tahun dan atau telah menikah, yang sekarang berlaku seumur hidup.
Keempat, akta perkawinan, dan kelima, akta perceraian.
Selain itu, ada beberapa jenis arsip keluarga lain yang tercipta atas pelaksanaan fungsi suatu keluarga, seperti sertifikat/lisensi hak kekayaan intelektual, bukti properti, buku tabungan, bukti deposito, polis asuransi, sertifikat, akta tanah, NPWP, STNK, SIM, BPKB, perjanjian kontrak, surat pindah, paspor, dan bukti pembayaran berbagai urusan.
Semua arsip keluarga ini perlu dikelola dengan baik agar bila sewaktu-waktu dibutuhkan, dapat ditemukan dan disiapkan secara cepat.
Pengelolaan arsip keluarga secara sistematis sudah menjadi kebutuhan, mengingat setiap anggota keluarga memiliki kegiatan yang memerlukan dukungan arsip. Ketersediaan arsip dalam waktu yang cepat, dapat tercapai apabila masing-masing anggota keluarga memiliki kesadaran untuk mengelola arsipnya secara baik.
Untuk mengelola arsip keluarga secara efisien, diperlukan pengetahuan tentang manajemen kearsipan, walaupun sebatas pengetahuan sederhana.
Arsip keluarga yang tercipta dalam berbagai bentuk dan media tersebut merupakan data penting bagi setiap anggota keluarga untuk berbagai kepentingan, seperti urusan rumah tangga, kantor, sekolah, kampus, bank, pajak, asuransi, litigasi, sosial, dan lain-lain.
Jumlah arsip keluarga yang tercipta dalam suatu keluarga, akan berbanding lurus dengan jumlah anggota keluarga, peran, serta aktivitas setiap anggota keluarga dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Semakin banyak anggota keluarga, peran, dan aktivitasnya, maka akan semakin banyak arsip keluarga yang tercipta dan memerlukan pengelolaan yang benar.
Namun, apabila mengalami kesulitan dalam tata kelola arsip keluarga tersebut maka sudah selayaknya kepala keluarga atau yang bersangkutan berkonsultasi dengan lembaga kearsipan untuk menyimpan arsipnya secara aman. (adv/densul/dpk kaltim)
