Penjelasan ANRI Tentang Kode Klasifikasi Arsip
POJOKALTIM.CO.ID, SANGATTA - Perwakilan dari Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), Endah Dwi Astuti hadir menjadi narasumber Sosialisasi Peraturan Bupati tentang Kode Klasifikasi Arsip sesuai Permendagri 83 dan FGD Identifikasi Arsip Hasil Perubahan dan Penggabungan Perangkat Daerah yang digelar oleh Dinas Perpustakaan dan Arsip (Dispusip) Kutai timur (Kutim) di ruang Meranti Kantor Bupati Kutim, Kamis (16/3/2023)
Dalam penyampaian materinya, Endah menegaskan dalam menjalankannya didasarkan oleh Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Arsip.
"Arsip adalah suatu rekaman kegiatan atau peristiwa yang terekam dalam berbagai bentuk media sesuai dengan perkembangan teknologi dan informasi. Sedangkan yang menciptakan arsip adalah pemerintah atau lembaga, organisasi politik, organisasi masyarakat maupun perorangan," jelasnya.
Dia juga menegaskan, jika arsip hal mutlak yang dapat menunjang sebagai sarana untuk menjalani dalam kehidupan berbangsa dan bernegara.
Dalam hal penyelenggaraan arsip sebagai penerapan kebijakan berupa pembinaan, sosialisasi, pendanaan dan terkait dengan arsip nasional. Kemudian sebagai dasar pembinaan kearsipan dapat meliputi lingkup nasional, prob=vinsi, kabupaten/ kota hingga perguruan tinggi.
Berikutnya, pengelolaan arsip bersifat dinamis dan statis. Untuk arsip dinamis dibagi menjadi empat bagian dimulai dari tapap penciptaan, penggunaan, pemeliharaan dan penyusutan arsip.
Sebagai contoh pembuatan arsip adalah membuat surat merupakan tahapan membuat arsip. Namun yang harus diperhatikan adalah mengacu pada peraturan tata naskah dinas, klasifikasi, serta system klasifikasi keamanan akses arsip dinamis. Setelah itu, diregistrasi dan dibagikan kepada pihak yang berhak.
"Maka hakl tersebut disebut penerimaan. Arsip dinamis juga dipergunakan untuk kepentingan pemerintah dan masyarakat," tuturnya.
Jika masyarakat ingin mengakses arsip, lanjutnya, harus memperhatikan system klasifikasi keamanan dan akses.
Lebih jauh Endah menjelaskan, jika dalam pemeliharaan arsip dilakukan untuk menjaga keautentikan dan keutuhan serta keamanan dan keselamatan arsip. Untuk pemeliharaan arsip terkait dengan pemberkasan dapat dilakukan dengan memahami tentang kode dan klasifikasi.
"Untuk itu, penataan arsip dapat dilakukan juga dengan mengacu pada kode klasifikasi, kemudian ada penyimpanan serta alih media arsip," pungkasnya. (adv)
