MENILIK FENOMENA KOMUNIKASI GRAPEVINE DAN REALITANYA DI DALAM SEBUAH ORGANISASI
DALAM struktur organisasi yang semakin kompleks, fenomena komunikasi menjadi salah satu faktor yang tidak dapat dihindari. Fenomena ini merujuk pada berbagai peristiwa yang melibatkan seorang atau lebih individu, untuk saling berinteraksi dan berkoordinasi terhadap suatu hal keorganisasian, sehingga pada prosesnya dapat menimbulkan beragam permasalahan. Menurut Katz dan Kahn (1996), komunikasi organisasi merupakan sebuah proses delivery atau pertukaran informasi yang terjadi saat individu saling bertukar pesan. Sistem komunikasi organisasi terdiri komunikasi formal dan informal. Lantas apa itu komunikasi formal dan informal di dalam sebuah organisasi?
Komunikasi formal merupakan sebuah pola komunikasi yang memiliki sistem hierarkki dan berpusat pada seorang pimpinan dalam pengambilan keputusan. Sedangkan, komunikasi informal merupakan sebuah pola komunikasi yang bersifat lebih bebas dan tidak terikat sistem. Saluran komunikasi formal dan informal di dalam organisasi bersifat saling melengkapi. Ketika saluran formal terhambat, saluran informal cenderung tumbuh. Jika pegawai berkomunikasi tanpa memperhatikan hierarki organisasi, aliran informasi cenderung lebih pribadi dan arah alirannya tidak stabil, mengalir ke segala arah tanpa memperhatikan posisi formal. Muhammad (2011), menyebutkan bahwa hanya sekitar 30% pesan berantai yang tetap sesuai dengan aslinya. Secara teknis, komunikasi informal disebut sebagai komunikasi grapevine.
Grapevine merupakan sebuah sistem komunikasi informal yang ada bersama sistem komunikasi formal. Istilah ini mencakup semua bentuk komunikasi informal, termasuk informasi yang disampaikan secara tidak resmi antara pegawai dan masyarakat. Istilah grapevine muncul di Amerika Serikat pada era perang saudara saat badan intelijen negara menggunakan kabel-kabel informasi yang dikaitkan pada tiang dan pohon disepanjang jalan, sehingga mirip dengan batang anggur yang banyak tumbuh dan sulit diketahui dari mana asalnya. Meskipun sering disampaikan secara lisan, informasi grapevine juga bisa berupa tulisan (Prayoga, 2015). Menurut Hardjana dalam Pibrinia et al. (2024) terdapat empat pola penyebaran grapevine, yaitu single-strand chain (pola kacang panjang), gossip chain (pola gosip), probability chain (pola yang dapat terjadi), dan cluster chain (pola klaster).
Fenomena Komunikasi Grapevine Dalam Organisasi
Fenomena komunikasi grapevine dalam organisasi merujuk pada jaringan komunikasi informal yang berkembang diluar saluran komunikasi formal yang dibentuk oleh sebuah organisasi (Pratama & Boer, 2023). Informasi dalam grapevine biasanya tersebar dengan cepat dan sering kali dalam bentuk rumor atau kabar yang belum terkonfirmasi. Fenomena ini muncul karena individu dalam organisasi memiliki kebutuhan sosial untuk berinteraksi dan berbagi informasi dengan rekan kerja, baik untuk memahami situasi di sekitar mereka atau untuk memuaskan rasa ingin tahu. Informasi yang tersebar melalui grapevine dapat berasal dari berbagai topik, seperti kebijakan perusahaan yang belum diumumkan, perubahan manajemen, atau bahkan masalah personal rekan kerja.
Dalam organisasi, realitas grapevine tidak dapat diabaikan karena pengaruhnya yang signifikan. Komunikasi ini sering kali digunakan oleh karyawan untuk memperoleh informasi yang tidak mereka dapatkan melalui jalur formal. Misalnya, saat terjadi ketidakpastian terhadap suatu restrukturisasi perusahaan atau rencana PHK, informasi yang beredar melalui grapevine bisa memberikan gambaran awal bagi karyawan, meskipun sering kali tidak sepenuhnya akurat.
Fenomena grapevine dalam organisasi dapat menyebar melalui empat pola utama, yaitu single-strand chain (pola kacang panjang), gossip chain (pola gosip), probability chain (pola yang dapat terjadi), dan cluster chain (pola klaster). Pada pola single-strand chain, informasi disampaikan secara berurutan dari satu orang ke orang berikutnya, yang dapat menyebabkan distorsi karena pesan berubah seiring penyebarannya.
Pola gossip chain melibatkan satu individu yang menyebarkan informasi kepada banyak orang sekaligus, biasanya ketika informasi dianggap menarik atau penting. Dalam probability chain, penyebaran informasi terjadi secara acak, dimana setiap orang memiliki kemungkinan untuk menyampaikan atau tidak menyampaikan informasi lebih lanjut, sehingga alurnya sulit diprediksi. Pola cluster chain adalah yang paling umum, dimana satu individu menyebarkan informasi kepada sekelompok orang, dan beberapa dari mereka melanjutkan penyebaran kepada kelompok lain, membentuk beberapa klaster penyebaran. Setiap pola memiliki implikasi berbeda terhadap kecepatan dan akurasi penyebaran informasi di dalam organisasi (Pibriana et al., 2024).
Dampak Grapevine bagi Organisasi
1. Dampak Positif
- Dalam situasi di mana informasi formal belum diumumkan, grapevine memungkinkan penyebaran berita lebih cepat, sehingga karyawan lebih siap menghadapi perubahan.
- Grapevine membantu mempererat hubungan antar karyawan karena komunikasi informal menciptakan ikatan sosial dan meningkatkan rasa solidaritas.
- Informasi yang beredar dalam grapevine bisa menjadi cerminan perasaan dan pandangan karyawan terhadap situasi organisasi. Manajemen dapat menggunakan informasi ini untuk mengidentifikasi potensi masalah atau ketidakpuasan di kalangan karyawan.
- Dalam beberapa kasus, grapevine dapat berfungsi sebagai mekanisme informal yang mendukung koordinasi kerja dan memperkuat kerja tim, terutama dalam menghadapi situasi yang tidak pasti.
2. Dampak Negatif
-
Salah satu kelemahan utama grapevine adalah distorsi informasi. Pesan yang awalnya benar bisa berubah ketika disebarkan dari satu orang ke orang lain, yang berujung pada salah paham dan rumor yang tidak akurat.
- Rumor yang tidak akurat atau berlebihan dapat merusak reputasi individu atau organisasi, menyebabkan konflik internal, atau menciptakan ketidakpastian di antara karyawan.
- Jika grapevine berisi informasi spekulatif mengenai kebijakan perusahaan, seperti restrukturisasi atau PHK, hal ini bisa memicu kecemasan dan menurunkan moral karyawan, bahkan sebelum kebijakan resmi diumumkan.
- Ketika terlalu banyak waktu dihabiskan untuk membahas informasi dari grapevine, fokus karyawan terhadap tugas dan tanggung jawab kerja bisa terganggu, yang berdampak negatif terhadap produktivitas.
Untuk mengatasi dampak negatif, organisasi perlu secara proaktif mengelola komunikasi informal ini. Salah satu caranya adalah dengan meningkatkan transparansi melalui komunikasi formal yang lebih terbuka dan cepat, sehingga ruang bagi rumor spekulatif berkurang. Selain itu, manajemen bisa memonitor isu-isu yang beredar di kalangan karyawan melalui grapevine untuk merespons masalah sebelum berkembang menjadi masalah yang lebih besar. Dalam situasi yang lebih ideal, grapevine dapat berfungsi sebagai alat komunikasi pelengkap yang membantu organisasi tetap tanggap terhadap kebutuhan informasi karyawan dan menjaga hubungan sosial yang sehat di dalamnya.
- KesimpulanFenomena komunikasi grapevine dalam organisasi merupakan sebuah jaringan komunikasi informal yang tak terhindarkan dan memiliki dampak signifikan pada lingkungan kerja. Meskipun seringkali berisi informasi yang belum terkonfirmasi dan berpotensi menyebabkan distorsi atau rumor, grapevine tetap berfungsi sebagai alat penyebaran informasi yang cepat dan penting bagi karyawan. Di satu sisi, grapevine memperkuat hubungan sosial dan memberikan manajemen wawasan tentang perasaan serta pandangan karyawan. Di sisi lain, risiko dari informasi yang salah dan rumor spekulatif dapat memicu kecemasan, menurunkan moral, serta merusak reputasi organisasi. Untuk meminimalkan dampak negatif, organisasi harus mengelola komunikasi informal secara aktif dengan cara meningkatkan transparansi dan memperbaiki saluran komunikasi formal. Dengan begitu, grapevine dapat diubah menjadi pelengkap komunikasi yang mendukung kinerja organisasi secara keseluruhan, sekaligus menjaga keharmonisan sosial dan keterbukaan di antara karyawan. (***)Pilihan Redaksi:
