Opd Harus Punya Record Center Untuk Penyimpanan Arsip

POJOKALTIM, SAMARINDA - Manajerial serta pengolahan arsip disetiap OPD harus diperhatikan dengan lebih baik. Agar memudahkan pimpinan untuk mencari berkas penting dalam satuan OPD tersebut.

Saat ini hanya beberapa OPD yang memiliki pengarsipan di Kaltim yang lebih baik seperti BPKAD, Bapenda, serta DPK Kaltim.

Dewi Susanti Arsiparis Ahli Madya Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kaltim sampaikan salah satu kendala yang terlihat dalam pengelolaan arsip. Kurangnya record center untuk menyimpan arsip di setiap OPD."Di record center akan disebut sebagai terminal untuk pengolahan penataan arsipnya sebelum dikirim ke lembaga kearsipan provinsi," ucap Dewi.

Dalam record center tersebut arsip setiap OPD akan divalidasi oleh lembaga kearsipan provinsi. Untuk dipilah berkas yang bersifat penting dan statis untuk dibawa ke deposit DPK Kaltim. Saat ini hanya BPKAD, Bapenda, dan DPK Kaltim yang memiliki record center untuk pengelolaan arsip. Masih banyak OPD yang belum memiliki ruang tersebut. “Kekurangan dari setiap OPD mungkin satu yaitu tidak semua perangkat daerah memiliki record center," lanjutnya.

Padahal dengan adanya record center ini. Dapat memudahkan penyimpanan arsip bagi setiap OPD. Dewi sampaikan terkadang ketika berkas telah lampau, banyak yang ditempatkan di tempat yang kurang pas. Record center ini adalah pusat data arsip yang dimiliki oleh setiap perangkat daerah di mana terkadang arsip itu begitu selesai tahun anggaran habis atau mungkin arsipnya sudah lampau ganti tahun dokumen itu diikat dan ditumpuk di gudang barang. (adv/densul/dpk kaltim)